Como o processo de design ajudou o time de Produtos a sair de uma dúvida grande para várias dúvidas menores (e mais fáceis de serem discutidas)
Esta atividade foi para auxiliar o time de Produtos Vindi em algumas definições que precisavam ser feitas para integrar nosso produto de intermediador de pagamentos e conta digital com a solução de ERP de uma empresa parceira, aqui nomeada apenas como “empresa X”.
O problema
Tudo começou quando a gerente de produtos me chamou para conversar e falou: “Preciso de ajuda para levantar algumas dúvidas e fazer definições para o projeto de integração com a empresa X, pois vamos ter uma reunião semana que vem e precisamos alinhar estes pontos com o time da empresa X”. Meu pensamento na hora foi “Meu Deus, como vamos conseguir falar com todos os stakeholders para alinhar estas coisas até semana que vem?”.
Mas, como diz o hino nacional brasileiro “verás que um filho teu não foge à luta” e assim eu comecei a pensar em formas de ajudar meus colegas neste prazo apertado que tínhamos.
Para começar, a boa e velha matriz CSD
Tanto para meus projetos profissionais como pessoais, gosto de começar com uma matriz CSD para ter um ponto de partida mais organizado. E assim foi para esta ocasião também.
Reuni todos os stakeholders em uma agenda de 2 horas em uma sexta-feira a tarde e preparei uma sequência de atividades para fazer com eles, a fim de aproveitar ao máximo o tempo desta galera para sairmos desta agenda com um “cheiro” do que poderia vir a frente.
A primeira atividade que fizemos foi a matriz CSD (certezas, suposições e dúvidas):
Matriz CSD construída
Oportunidades e riscos
Depois da matriz CSD, convidei os stakeholders para alinharmos as oportunidades e riscos. Em oportunidades, tínhamos 4 boards para preencher:
Qual é o problema que queremos resolver?
Quem é nosso público?
Quais objetivos de negócio temos com este projeto?
Quais serão os indicadores de sucesso?
Em riscos, tínhamos também 4 boards para preencher:
Risco de viabilidade: o que pode fazer com que o produto desvie dos nossos objetivos e estratégias?
Risco de usabilidade: quais problemas em termos de usabilidade o usuário pode ter?
Risco de valor: o que comprometeria a percepção de valor para o cliente?
Risco tecnológico: quais riscos tecnológicos e desenvolvimento podemos ter neste projeto?
Depois que todos preencheram os 8 boards, repassamos rapidamente pelos post its colocados para sintetizar os pontos em frases no rodapé de cada board e já partimos para a última etapa daquela agenda de sexta a tarde: crazy eight (ou 8 loucos).
Crazy eight
A proposta do crazy eight é a seguinte: cada participante pode propor até 8 ideias loucas para o problema que está sendo discutido, mas a “cereja do bolo” desta dinâmica é fazer isso em apenas 8 minutos. Por isso que é louco! E outra coisa importante desta dinâmica: não existe ideia ruim, nem julgamentos. Cada um coloca aquilo que vier à cabeça, mesmo que possa parecer uma "ideia furada".
Coloquei uma playlist calminha pro pessoal ouvir enquanto escrevia suas 8 ideias loucas e também para deixar o momento mais leve, afinal eram quase 16h de uma sexta-feira, e o resultado foi… várias ideias!
Finalizei aquela agenda agradecendo a participação de todos e já me preparando para o que eu precisaria fazer na segunda-feira: agrupar todas aquelas ideias e os próximos passos que iria seguir com elas.
Boards usados para a dinâmica do Crazy Eight
Na segunda-feira...
Dividi todas as ideias em grupos, de acordo com suas similaridades e criei um nome para cada grupo que resumia de forma clara aquelas ideias.
Depois disso, partimos para mais uma agenda com os stakeholders: votação das ideias.
Agrupamento das ideias propostas na dinâmica de crazy eight
Meu voto de hoje vai para...
Basicamente foi isso que fizemos, pois tínhamos 10 ideias e precisávamos escolher as melhores para seguir. Cada um votou nas 3 ideias que achava mais adequadas, e após a votação levamos as 5 mais votadas para colocar em uma matriz de esforço x valor, conforme abaixo:
Com este exercício, chegamos à conclusão que a opção que entregaria mais valor com menor esforço era trabalhar com permissionamento de conta.
Ok, mas como seria esse permissionamento de conta? O que iríamos permitir que a empresa X, nossa parceira, fizesse com a conta de nossos clientes?
E lá fui eu pensar em mais uma atividade para fazer junto com PMs (Product Managers) e PDs (Product Designers) das jornadas que seriam afetadas com esse tal de permissionamento.
Mapeamento de jornadas
Para entendermos em detalhes quais pontos do nosso produto poderia sofrer algum impacto na integração com a empresa X, achei interessante fazer um mapeamento de jornadas: desde o momento da criação e verificação da conta, passando pelas jornadas de aprovação da venda e geração de recebíveis, até o momento que pode haver um cancelamento ou chargeback desta venda.
Joguei a ideia do mapeamento de jornada para os PDs das demais squads que cuidavam destas jornadas e eles toparam fazer este exercício. Então, reservamos uma agenda com todos os PMs, PDs, GPMs e o gerente de desenvolvimento para fazermos este mapeamento de jornada juntos. Cada PD conduzia o mapeamento de sua jornada, aquilo que a sua squad cuidava.
O mapeamento era composto pelas seguintes camadas: experiência, backend/API’s, riscos, insights, certezas e dúvidas (aproveitamos aquelas que já tínhamos levantado na matriz CSD e trouxemos elas para o mapeamento para ver quais faziam sentido manter).
Fomos detalhando as jornadas a fim de encontrar os pontos impactados que precisariam ser discutidos e melhor definidos posteriormente. No final do exercício, tínhamos um mapeamento completo do nosso produto e várias dúvidas levantadas, bem como vários riscos e insights também.
Modelo de mapeamento de jornada que utilizamos
Exemplo de uma das jornadas mapeadas — liquidação e recebíveis
Depois deste mapeamento, nossa gerente de produtos já tinha em mãos tudo aquilo que precisava ser respondido e melhor definido por cada squad, como por exemplo:
Quais dados sensíveis das contas dos nossos clientes temos que ter cuidado para que uma empresa parceira não acesse as informações geradas a partir de outra empresa parceira?
Os recebíveis do nosso cliente poderão ser vistos por todas as empresas parceiras integradas à conta Vindi?
Haverá uma visualização segregada no extrato do cliente a depender de qual plataforma parceira ele acessar?
Esta é só uma pequena parcela das perguntas que fomos documentando durante o mapeamento de jornada e que precisavam de uma definição.
Por fim, cada squad precisou se reunir depois com o objetivo de fazer estas definições para apresentar para a empresa parceira e, finalmente, seguirem com as atividades de desenvolvimento da integração.
Ufa! Foi um processo com várias etapas em poucos dias, mas útil para ajudar o time de Produtos a sair de uma dúvida grande para várias dúvidas menores e mais organizadas.